Currículum para auxiliar administrativo

Los auxiliares administrativos son los encargados de asegurar que las tareas cotidianas de oficina se completan correctamente. Sus tareas administrativas son muy amplias y van a depender del sector de la empresa en la que trabajan y del tipo de apoyo que se necesita; estas incluyen coordinar y planificar actividades, realizar reportes y llevar control de los archivos administrativos, asegurando así el funcionamiento correcto de la oficina.

El candidato ideal debe resaltar en su currículum habilidades y competencias tales como: precisión, habilidades interpersonales, computación y proactividad. No es necesario tener ningún tipo de título universitario para ser auxiliar administrativo, pero en un mercado competitivo es importante resaltar no solo un diploma de escuela secundaria sino idealmente estudios de bachillerato, formación profesional o incluso estudios universitarios si se tuvieran, ya que esto puede representar una ventaja competitiva.

En este artículo te explicaremos, paso a paso, cómo hacer un currículum exitoso y profesional para un/a auxiliar administrativo, cómo enfatizar tus fortalezas y demostrar tus habilidades de la mejor manera posible y cuáles son los deberes y responsabilidades comunes que llaman la atención de los reclutadores.

Ejemplos Plantillas de CV para auxiliar administrativo

(Ejemplos gratis para descargar al final del artículo)

Estructura de un CV para auxiliar administrativo

1. Datos personales

Los datos personales más relevantes:

• Fotografía
• Nombres y apellidos
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Dirección
• Tipo de permiso de conducir (si es relevante)
• Enlace a sitio web profesional o perfil de LinkedIn (si es relevante)

2. Perfil y objetivo profesional

El perfil profesional es una breve descripción personal (de 1-3 oraciones) sobre quién eres, a qué te dedicas y qué estás buscando en el ámbito profesional. El perfil, también conocido como resumen, es tu oportunidad para describir tus mejores aptitudes, cualidades y exponer tus mejores argumentos sobre por qué serías el empleado ideal. Usa verbos y adjetivos fuertes y véndete como el candidato ideal para el trabajo. Debes asegurarte de incluir lo siguiente: 

• Experiencia previa: años de experiencia y funciones desempeñadas.
• Estudios: Destaca tu competencia técnica y tus credenciales académicas relevantes.
• Habilidades principales que tienes
• Valor que puedes agregar a la empresa: Por qué serías un buen candidato.
• Rol que estás solicitando

Personaliza tu perfil profesional para cada función que aplique que coincida con los requisitos esenciales enumerados en el anuncio de trabajo.

3. Experiencia laboral

Enumera tu historial de empleo relevante en orden cronológico inverso (último trabajo primero), ya que es el formato estándar al que los reclutadores están acostumbrados. Incluye una lista de tus responsabilidades diarias en cada trabajo. Recuerda usar verbos de acción poderosos y mencionar logros específicos del trabajo, que demuestren que eres un excelente candidato.

Asegúrate de especificar en tu currículum el tipo de industrias en las que has trabajado. Si bien las principales tareas administrativas serán las mismas en casi todas las empresas, algunas industrias, como la legal, requieren tareas más especializadas.

Cuantificar logros y responsabilidades

Los empleadores prefieren leer tus logros y responsabilidades con métricas medibles, porque hacen que tu experiencia se sienta más tangible. Cuantificar tu currículum con números muestra que estás motivado por el rendimiento, cuántos más datos específicos puedas proporcionar sobre trabajos anteriores, mayores serán sus posibilidades de impresionar al reclutador.

Al escribir tu currículum procura describir tus responsabilidades contestando preguntas como: ” ¿Cuántas?” o ” ¿Cuántos?”, por ejemplo:

• ¿Cuántas reuniones organizaste a la semana?
• ¿Cuántas llamadas telefónicas recibiste al día?
• ¿A cuántos empleados apoyaste?
• ¿Cuántos archivos administrabas?

Sin experiencia como auxiliar administrativo

Si no tienes aún ninguna experiencia como auxiliar administrativo no te preocupes, muchos gerentes de contratación entienden que este puede ser tu primer puesto en administración, o incluso tu primera experiencia laboral oficial.  Algunos toman trabajos de auxiliar mientras están estudiando una carrera universitaria.

Si no tienes experiencia se recomienda que utilices un curriculum funcional, o si tienes poca experiencia o un agujero en el tu currículum puedes utilizar un currículum mixto. Solo necesitas mostrar cómo tus actividades anteriores te han preparado para el trabajo de un auxiliar administrativo, demostrar que tienes las habilidades básicas y que estás dispuesto a aprender.

Verbos de acción

Los verbos de acción son palabras que utilizas en tu currículum, para describir acciones específicas. Estos se utilizan en la sección de experiencia laboral, para describir las funciones realizadas en trabajos anteriores. También pueden ser usados para describir habilidades y competencias adquiridas en estos trabajos.

Ejemplos de verbos de acción para auxiliar administrativo

4. Educación y formación

Generalmente no se requiere un título universitario ni educación superior para trabajar como auxiliar administrativo, a menos que te encuentres en una industria muy especializada, como la legal, en la que podría ser necesario algunos conocimientos específicos. Puedes tener un diploma de secundaria y ser contratado. Sin embargo, eso no significa que debas dejar esta sección vacía; si estás estudiando en la universidad algo relacionado con administración de empresas esto puede suponer una ventaja competitiva.

Enumera todas las clases de capacitación, certificaciones, cursos o talleres relacionados con administración. Solo debes colocar los estudios que aporten valor al CV.

5. Habilidades y competencias

Se deben colocar las habilidades o conocimientos especiales que sean relevantes para un trabajo como auxiliar administrativo. Esta sección es un gran lugar para mostrar tanto tu experiencia funcional como técnica.

Los gerentes de contratación querrán saber qué tipo de software puedes usar, pero también si tienes el tipo de personalidad necesario para trabajar como auxiliar administrativo, ya que se necesitan tanto habilidades técnicas como sociales para destacar en este rol. Por lo tanto, es importante incluir tus habilidades duras, que muestren tu conocimiento técnico, pero también tus habilidades blandas, que muestren tu capacidad de comunicación y servicio al cliente.

Ten en cuenta que si los reclutadores usan un software ATS, éste va a buscar palabras clave especiales que describen las habilidades del solicitante ideal. Así que asegúrate de revisar y basarte en la oferta de trabajo cuidadosamente antes de escribir esta parte.

Ejemplos de habilidades técnicas o duras para un auxiliar administrativo

Ejemplos de habilidades blandas o suaves para un auxiliar administrativo

6. Idiomas

El manejo de idiomas, sobretodo el inglés, puede ser una gran ventaja competitiva para un puesto como auxiliar administrativo, sobretodo si se trata de una empresa grande con clientes en el extranjero. Ya sea que la descripción del trabajo lo requiera o no, el dominio de varios idiomas es algo que debes incluir y resaltar en tu currículum.

Debes enumerar todos los idiomas que puedes hablar, escribir o comprender, incluido tu nivel de competencia. Puedes utilizar el Marco europeo común de referencia para las lenguas para indicar el conocimiento de idiomas que se posees. Si se tiene algún certificado oficial (ej: TOEFL) colócalo, indicando la calificación obtenida. 

Si no tienes conocimientos de más idiomas no te preocupes, en general no es un puesto de trabajo que requiera conocimientos de más idiomas

7. Cursos o formación complementaria

Puedes incluir cursos de especialización, certificaciones importantes, conferencias, congresos o capacitaciones a las que hayas asistido.

También puedes optar por colocar un curso o certificación importante directamente en el área de formación académica y, en esta sección, únicamente colocar cursos que sean menos importantes o más cortos que los ya incluidos en la sección de educación, pero que sean relevantes para el puesto que estés aplicando.

Responsabilidades de un auxiliar administrativo

Es importante en la sección de experiencia laboral que describas tus funciones y laborales diarias de forma sencilla y directa, utilizando verbos de acción. Algunos ejemplos de las funciones y responsabilidades más comunes de un/a auxiliar administrativo son:

• Proporcionar soporte administrativo a ejecutivos y otro personal de oficina.
• Planificar, programar y organizar reuniones y conferencias.
• Responder y realizar llamadas telefónicas, mensajes o correos electrónicos.
• Operar una variedad de equipos de oficina, incluidas impresoras, máquinas de fax y fotocopiadoras.
• Preparar, redactar y editar cartas, informes, notas y correos electrónicos.
• Gestionar el inventario y realizar compras periódicas de suministros y/o material de oficina.
• Envío y recepción de correo y paquetes.
• Coordinar entrevistas para contrataciones internas y dar seguimiento a los candidatos sobre la respuesta.

• Programar el mantenimiento del equipo de oficina y visitas programadas para reparación y servicio cuando sea necesario.
• Capacitar al nuevo personal administrativo sobre políticas y procedimientos de la empresa.
• Redactar, editar y distribuir los memos de la oficina.
• Hacer mandados a la oficina de correos o tienda de suministros.
• Gestionar y organizar el calendario de la oficina, incluyendo reuniones, eventos importantes, plazos de pagos, etc.
• Procesar y registrar pagos a proveedores.
• Coordinar al personal de la oficina.
• Mantener los sistemas de archivo en orden y al día, de forma meticulosa.

• Gestión de documentos y archivos en un sistema de archivo organizado o en un programa de gestión de bases de datos.
• Registrar las actas de reuniones.
• Alimentar la base de datos de la oficina.
• Coordinar los arreglos de viajes ejecutivos, incluidos hoteles, vuelos y traslados en automóvil.
• Crear y analizar hojas de cálculo que detallen las métricas de oficina relevantes.
• Preparar correspondencias comerciales, incluidas las agendas de reuniones y presentaciones.
• Gestión financiera y presupuestaria.
• Seguimiento de caja chica.
• Cubrir la recepción de la oficina de ser necesario.
• Enlace con otros equipos y unidades.

Ejemplos de Currículum para un auxiliar administrativo en PDF

A continuación te presentamos un ejemplo de un Currículum Vitae para un auxiliar administrativo, elaborado con diferentes diseños de plantillas que puedes descargar en PDF: