Currículum de secretaria

Las secretarias, o secretarios, son los encargados de brindar apoyo administrativo y de oficina en una empresa. Brindan apoyo óptimo a los demás y trabajan para garantizar que los procedimientos de la oficina se desarrollen sin problemas. Pueden trabajar en distintos tipos de industrias y pueden realizar tareas para una oficina completa, un departamento o un individuo.

Sus tareas incluyen recibir llamadas telefónicas, organizar los horarios, concertar citas, redactar informes, hacer trámites, manejar correspondencia, entre otras.

Los candidatos más exitosos demuestran fuertes habilidades organizativas, comunicación verbal y escrita, manejo de lineas telefónicas, manejo de múltiples tareas, enfoque al cliente, cortesía y atención a los detalles. Dependiendo del tipo de industria y el nivel de responsabilidad del puesto, es posible que los empleadores requieran que los candidatos tengan un título universitario, o bien un diploma de secundaria podría ser suficiente.

En este artículo te explicaremos, paso a paso, cómo hacer un currículum de secretaria, exitoso y profesional, cómo enfatizar tus fortalezas y demostrar tus habilidades de la mejor manera posible y cuáles son los deberes y responsabilidades comunes que llaman la atención de los reclutadores.

Ejemplos Plantillas de Currículum de secretaria

(Ejemplos gratis para descargar al final del artículo)

Estructura de un Currículum de secretaria

1. Datos personales

Los datos personales más relevantes:

• Fotografía
• Nombres y apellidos
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Dirección
• Tipo de permiso de conducir (si es relevante)
• Enlace a sitio web profesional o perfil de LinkedIn (si es relevante)

2. Perfil y objetivo profesional

El perfil profesional es una breve descripción personal (de 1-3 oraciones) sobre quién eres, a qué te dedicas y qué estás buscando en el ámbito profesional. El perfil, también conocido como resumen, es tu oportunidad para describir tus mejores aptitudes, cualidades y exponer tus mejores argumentos sobre por qué serías el empleado ideal. Usa verbos y adjetivos fuertes y véndete como el candidato ideal para el trabajo. Debes asegurarte de incluir lo siguiente: 

• Experiencia previa: años de experiencia y funciones desempeñadas.
• Estudios: Destaca tu competencia técnica y tus credenciales académicas relevantes.
• Habilidades principales que tienes
• Valor que puedes agregar a la empresa: Por qué serías un buen candidato.
• Rol que estás solicitando

Personaliza tu perfil profesional para cada función que aplique que coincida con los requisitos esenciales enumerados en el anuncio de trabajo.

3. Experiencia profesional o laboral

Enumera tu historial de empleo relevante en orden cronológico inverso (último trabajo primero), ya que es el formato estándar al que los reclutadores están acostumbrados. Incluye una lista de tus responsabilidades diarias en cada trabajo. Recuerda usar verbos de acción poderosos y mencionar logros específicos del trabajo.

Asegúrate de especificar en tu currículum el tipo de empresas o industrias en las que has trabajado. Si bien las principales tareas administrativas serán las mismas en casi todas las empresas, algunas industrias requieren tareas más especializadas. Puedes también indicar si has trabajado en el sector público, privado o social.

Cuantificar logros y responsabilidades

Los empleadores prefieren leer tus logros y responsabilidades con métricas medibles, porque hacen que tu experiencia se sienta más tangible. Cuantificar tu currículum con números muestra que estás motivado por el rendimiento, cuántos más datos específicos puedas proporcionar sobre trabajos anteriores, mayores serán sus posibilidades de impresionar al reclutador.

Al escribir tu currículum procura describir tus responsabilidades contestando preguntas como: ” ¿Cuántas?” o ” ¿Cuántos?”, por ejemplo:

• ¿A cuántos empleados apoyas?
• ¿En cuánto aumentaste la eficiencia de algún proceso por la implementación de un nuevo método de organización?
• ¿Cuántas llamadas realizas en promedio al día?

Sin experiencia como secretaria

Dependiendo del tipo de industria y de nivel del puesto al que se esté aplicando, es posible que los empleadores requieran que los candidatos tengan experiencia previa como secretaria, por ejemplo para un puesto como secretaria de gerencia general. Pero para otros puestos de menor responsabilidad, es posible que no se necesite ninguna experiencia.

Si no tienes experiencia se recomienda que utilices un curriculum funcional, o si tienes poca experiencia o un agujero en el tu currículum puedes utilizar un currículum mixto. Solo necesitas mostrar cómo tus actividades anteriores te han preparado para el trabajo, demostrar que tienes las habilidades básicas y que estás dispuesto a aprender. Por ejemplo, si has trabajado como camarero/a puedes hablar sobre las habilidades y experiencias en común, como servicio al cliente y comunicación.

Verbos de acción

Los verbos de acción son palabras que utilizas en tu currículum, para describir acciones específicas. Estos se utilizan en la sección de experiencia laboral, para describir las funciones realizadas en trabajos anteriores. También pueden ser usados para describir habilidades y competencias adquiridas en estos trabajos.

Ejemplos de verbos de acción para un currículum de secretaria

4. Educación o formación académica

Dependiendo del tipo de industria y el nivel de responsabilidad del puesto, es posible que los empleadores requieran que los candidatos tengan un título universitario, o bien un diploma de secundaria podría ser suficiente.

La sección de educación forma parte fundamental de tu currículum, independientemente de si tienes un título de educación superior o no. Hoy en día, las secretarias tienen acceso a numerosos cursos en línea, eventos de talleres y diplomas o certificaciones que permiten el desarrollo profesional y la formación.

Comienza con tus estudios superiores universitarios si los hubiera, títulos formales y diplomas o acreditaciones. Si tienes un grado superior puedes omitir la educación secundaria. Enumera cualquier formación que te haya preparado mejor para trabajar como secretaria, algunos ejemplos de formación complementaria relevante son:

• Curso de mecanografía y procesamiento de textos
• Asistente de oficina certificado
• Profesional Administrativo Certificado
• Curso de transcripción
• Asociado de Administración de Empresas
• Inglés para negocios

Algunos ejemplos de la formación académica superior para una secretaria son:

• Licenciatura en: Administración de empresas, Comunicaciones o en Recursos Humanos

5. Habilidades y competencias

Se deben colocar las habilidades o conocimientos especiales que sean relevantes para un trabajo como secretaria. Básate en la descripción de la oferta de trabajo para enfatizar las habilidades más importantes para el empleador.

El campo de la secretaría requiere habilidades duras específicas, también llamadas habilidades técnicas. Sin embargo, los empleadores también buscan habilidades sociales o blandas. Tú eres la cara de la compañía, quien recibirá a posibles clientes, a socios y quien brinda apoyo constante a los demás trabajadores de la compañía. Debes mostrar a los empleadores que tienes las habilidades sociales que están buscando. Se recomienda incluir también una carta de presentación, para demostrar tus habilidades de comunicación.

Ejemplos de habilidades técnicas o duras para un Currículum de secretaria

Ejemplos de habilidades blandas o suaves duras para un Currículum de secretaria

6. Idiomas

El manejo de idiomas, sobretodo el inglés, puede ser una gran ventaja competitiva para un puesto como secretaria, sobretodo si se trata de una empresa grande con clientes en el extranjero. Ya sea que la descripción del trabajo lo requiera o no, el dominio de varios idiomas es algo que debes incluir y resaltar en tu currículum.

Debes enumerar todos los idiomas que puedes hablar, escribir o comprender, incluido tu nivel de competencia. Puedes utilizar el Marco europeo común de referencia para las lenguas para indicar el conocimiento de idiomas que se posees. Si se tiene algún certificado oficial (ej: TOEFL) colócalo, indicando la calificación obtenida. 

Si no tienes conocimientos de más idiomas no te preocupes, en general no es un puesto de trabajo que requiera conocimientos de más idiomas.

7. Cursos o formación complementaria

Puedes incluir formación complementaria o cursos de especialización, certificaciones importantes, conferencias, congresos o capacitaciones a las que hayas asistido.

También puedes optar por colocar un curso o certificación importante directamente en el área de formación académica y, en esta sección, únicamente colocar cursos que sean menos importantes o más cortos que los ya incluidos en la sección de educación, pero que sean relevantes para el puesto que estés aplicando.

Responsabilidades en un Currículum de secretaria

Es importante en la sección de experiencia laboral que describas tus funciones y laborales diarias de forma sencilla y directa, utilizando verbos de acción. Las funciones y responsabilidades van a depender de los años de experiencia del tipo de industria. Algunos ejemplos son:

Responsabilidades generales

• Planificar, programar y organizar reuniones y conferencias.
• Responder y realizar llamadas telefónicas, mensajes o correos electrónicos.
• Operar una variedad de equipos de oficina, incluidas impresoras, máquinas de fax y fotocopiadoras.
• Preparar, redactar y editar cartas, informes, notas y correos electrónicos.
• Saludar y recibir a los visitantes e indicarles a la oficina a la que se deben dirigir.
• Manejar la correspondencia de la oficina, envío y recepción de correo y paquetes.
• Gestionar el inventario y realizar compras periódicas de suministros y/o material de oficina.
• Implementar sistemas de mantenimiento de registros.

Secretaria de abogados, médicos, fisioterapeutas, etc

• Programar las citas de los clientes o pacientes.
• Mantener registros de los clientes o pacientes y organizar sistemas de archivo adecuados.
• Redactar, grabar, transcribir y corregir documentación.
• Servir de enlace directo con profesionales, personal administrativo, clientes y proveedores comerciales.
• Responsable de la facturación directa al paciente y al proveedor de seguros, monitorear las cuentas por cobrar, realizar llamadas y notificaciones de cobro.

Secretaria ejecutiva o de gerencia

• Redactar informes para gerencia.
• Programar y agendar las reuniones trimestrales y/o anuales de los accionistas.
• Responder a consultas y quejas en nombre de gerentes y empleados senior.
• Responsable de tomar minutas durante las reuniones y compilar memorandos después para distribuirlos a las partes interesadas.
• Responsable recibir y saludar a los gerentes, dirigirlos a la sala de juntas y organizar las bebidas.
• Hacer recados y completar tareas administrativas generales, como revisar los arreglos de viaje y la gestión del calendario para todo el personal departamental.

Ejemplos de Currículum de secretaria en PDF

A continuación te presentamos un ejemplo de un Currículum de secretaria, elaborado con diferentes diseños de plantillas que puedes descargar en PDF:

Currículum de Secretaria 21.PDF